Contas a pagar e receber: como ter um controle eficiente?

Contas a pagar e receber: como ter um controle eficiente?

Tempo de leitura: 6 minutos

Contas a pagar e receber: como ter um controle eficiente?

Os benefícios de um controle eficiente das contas a pagar e receber vão muito além de organização. Esse tipo de processo também permite que o gestor avalie a situação da empresa de uma forma mais ampliada, compreendendo que, muitas vezes, o que se considera lucro ou despesa extra é uma questão de perspectiva.

Na verdade, quando encaramos esse processo de contas a pagar e receber, estamos olhando para um conceito chave na administração do seu negócio: o fluxo de caixa. Assim, para compreender como controlar de forma mais eficiente as contas a pagar e receber, é necessário conhecer mais sobre esse conceito.

O que é o fluxo de caixa?

Referência no suporte ao empreendedor brasileiro, o Sebrae tem uma definição bastante objetiva para o conceito do fluxo de caixa, que é: “um controle que auxilia na visualização e compreensão das movimentações financeiras num período preestabelecido.” Portanto, podemos dizer que a sua grande utilidade é permitir a visualização de sobras ou faltas de caixa antes mesmo que ocorram, possibilitando ao empresário planejar melhor suas ações. Percebe que ele tem tudo a ver com o controle das contas a pagar e receber?

Mas, o que eu preciso para começar a organizar minhas contas a pagar e receber?

Para começar, toda organização financeira começa com um bom mapeamento de todos os processos (sejam eles organizacionais, produtivos, culturais). É justamente essa avaliação que permitirá que você tenha uma grande quantidade de informações em mãos para fazer uma leitura correta da sua situação financeira.

Por outro lado, não existe uma regra sobre como esse processo deve ser feito. O que existe, no entanto, são casos de sucesso de empresas que decidiram dar um passo além na organização das finanças: o uso de um software completamente integrado aos seus processos.

O Sfhera Software oferece uma automatização completa da organização das contas a pagar e receber, deixando a sua gestão livre para se focar nos desafios que realmente fazem parte do cotidiano da sua produção. 

Ao utilizar nosso software diariamente, você alimenta o banco de informações que é automatizado para as suas necessidades. É ele que está à sua disposição em um dashboard intuitivo, e seguirá avisando quais são as contas que você precisa pagar e a data limite, além daquelas contas que você está para receber.

Sfhera Academy: suas contas a pagar e receber em suas mãos 

Como a satisfação do cliente é uma regra por aqui, nossa equipe desenvolveu um portal com material gratuito e de qualidade que oferece todas as informações e instruções que você precisa para compreender exatamente como o nosso software funciona. 

No vídeo abaixo, em que gravamos o “Lançamento de contas a receber”, você aprende como funciona o sistema que alimentará todo o seu controle de contas a pagar e receber. Dê um play e confira como é simples!

Se sua dúvida tiver relação com o valor lançado pela venda dos seus produtos, por exemplo, basta conferir o nosso conteúdo sobre como esse procedimento deve ser feito no dia a dia. Assim, você garante uma utilização inteligente do sistema que irá colaborar para que o seu processo de controle de contas a pagar e receber esteja sempre atualizado.

Quer levar essa organização e facilidade para sua empresa? Entre em contato com a nossa equipe para conhecer o plano que atende as necessidades do seu negócio respeitando a sua possibilidade de investimento.

Dicas de controle de contas a pagar e receber

Se você clicou neste texto para descobrir algumas dicas de como começar esse processo de organização, nós separamos algumas que podem ser úteis para este pontapé inicial.

Organizando as contas a pagarOrganizando as contas a receber
Realize um mapeamento sobre todos os processos e procedimentos do seu negócio para descobrir quais são todos os seus gastos.

Dê preferência aos calendários e outros modelos de organização digital. As anotações em papel, ainda que estejam descritas em um caderno, dificultam um acesso mais rápido de qualquer pessoa da equipe.

Defina quais serão os critérios e para o caso de problemas financeiros, por exemplo: primeiro quitar a folha de pagamento, depois os fornecedores, depois os gastos extras, etc.

Tenha o controle de todos os prazos de vencimento das suas contas listadas. Se possível, é interessante adotar estratégias de equilibrar a data das contas a pagar para os momentos de mais recebimento (caso a sua estratégia permita essa flexibilização).

É interessante organizar todas as suas despesas em espécies de núcleos, assim você consegue mapear os pagamentos sem deixar nada para trás. Por exemplo: contas básicas, materiais de produção, extras, etc.
 É interessante que você considere renegociações como um processo de organização das suas contas a pagar. Afinal, nem sempre é possível prever todos os gastos e, em alguns casos, é melhor renegociar o valor devido do que esticar uma situação no vermelho. Com isso, você pode ainda evitar as temidas multas e juros que podem fazer a diferença no seu equilíbrio financeiro.

Por último, defina sempre um cronograma e uma forma de controlar aquelas contas que você já pagou. Afinal, pagar duas vezes a mesma conta é um risco que você corre quando não organiza seus processos da forma adequada. 
Mantenha os seus dados bancários em seus documentos sempre atualizados. Essa dica é importante especialmente se você oferece muitas opções de pagamento, que vão significar um tipo de lançamento financeiro específico para o seu processo.

Mantenha o contato das pessoas/empresas de quem você precisa receber, e separe aqueles que geralmente pagam em dia para compreender qual será o tempo da entrada;

É importante que você defina quais são os critérios de tolerância e os procedimentos adotados em caso de atraso de pagamentos. Nesse sentido, é importante mapear alertas, avisos e outras medidas que vão garantir maior previsibilidade da entrada dos recursos.

Conferir a data e o total dos valores de entrada é importante para calcular seu lucro, entender quais são as suas possibilidades de investimento ou crescimento.   

Se você chegou até aqui, provavelmente percebeu que para um controle completo, nada é tão bom quanto ter o seu próprio sistema de controle financeiro. Por isso, entre em contato pelo whatsapp e conheça as condições especiais do Sfhera Software.

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